Het is een van de eerste vragen die ondernemers stellen zodra ze op zoek gaan naar een boekhouder: wat gaat dit eigenlijk kosten? Een eerlijk antwoord is dat er geen vast bedrag bestaat dat voor iedereen geldt. De prijs van boekhouding hangt af van uw rechtsvorm, het aantal transacties, en hoeveel werk u zelf uit handen wilt geven. In dit artikel zetten we de richtprijzen die in de markt gebruikelijk zijn op een rij, zodat u een realistisch beeld krijgt voordat u offertes gaat vergelijken.
Kort antwoord
Voor een zzp'er of eenmanszaak ligt een gangbare richtprijs tussen de 50 en 250 euro per maand, afhankelijk van het aantal facturen, de complexiteit van de administratie en of u alleen de jaarlijkse aangiften laat verzorgen of maandelijks alles laat bijhouden. Voor een bv liggen de kosten doorgaans hoger, met richtprijzen tussen de 150 en 500 euro per maand, omdat daar meer werk bijkomt zoals de jaarrekening, vennootschapsbelasting en vaak ook loonadministratie. Dit zijn marktbrede richtbedragen, geen vaste tarieven van één kantoor. De uiteindelijke prijs hangt sterk af van uw specifieke situatie, dus vraag altijd een offerte op maat aan voordat u vergelijkt.
Waar is de prijs van een boekhouder van afhankelijk?
Boekhouders en administratiekantoren rekenen hun tarief meestal op een van drie manieren: een vast maandbedrag (abonnement), een tarief per uur, of een prijs per aangifte of dienst apart. Welke vorm het voordeligst is, verschilt per ondernemer. Een aantal factoren bepaalt in de praktijk het grootste deel van de prijs.
- Rechtsvorm. Een eenmanszaak heeft een eenvoudigere administratie dan een bv, die te maken heeft met een jaarrekening, deponering bij de KVK en vennootschapsbelasting.
- Aantal transacties. Een zzp'er met tien facturen per maand betaalt doorgaans minder dan een webshop met honderden bestellingen en bijbehorende bankmutaties.
- Btw-plicht en aangiftefrequentie. Maandelijkse btw-aangifte in plaats van per kwartaal betekent meer werk en dus vaak een hogere prijs.
- Loonadministratie. Zodra u personeel in dienst heeft, komt er salarisadministratie bij, met loonstroken, loonaangifte en jaaropgaven.
- Mate van zelf voorwerken. Levert u een nette, geordende administratie aan, of moet de boekhouder ook bonnetjes sorteren en bankafschriften uitzoeken? Dat laatste kost meer tijd en dus meer geld.
- Aanvullend advies. Basisboekhouding is iets anders dan actieve begeleiding bij bijvoorbeeld een investeringsbeslissing of het inrichten van een holdingstructuur.
Richtprijzen voor een zzp'er of eenmanszaak
Voor zelfstandigen zonder personeel lopen de tarieven in de markt uiteen van ongeveer 50 tot 250 euro per maand, oftewel grofweg 450 tot 1.500 euro per jaar. Aan de onderkant van die range zit meestal een beperkt pakket: het verwerken van de administratie en het verzorgen van de btw-aangifte en de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte. Aan de bovenkant zit vaak een uitgebreider maandabonnement, waarbij de boekhouder doorlopend meekijkt, tussentijdse rapportages levert en proactief signaleert als er iets opvalt in de cijfers.
Werkt u liever per uur, dan ligt het gangbare uurtarief van een boekhouder voor mkb-werk vaak tussen de 60 en 100 euro, afhankelijk van regio, ervaring en het type werk. Voor een zzp'er met een overzichtelijke administratie, bijvoorbeeld twintig facturen per maand en een beperkt aantal zakelijke kosten, komt dat vaak neer op een paar uur werk per maand.
Een concreet voorbeeld: een freelance tekstschrijver met circa vijftien facturen per maand en weinig zakelijke kosten heeft doorgaans minder tijd nodig van een boekhouder dan een aannemer die materialen inkoopt, met leveranciers werkt en soms personeel inhuurt. Voor de tekstschrijver is een basisabonnement vaak toereikend, terwijl de aannemer sneller in een uitgebreider pakket terechtkomt.
Richtprijzen voor een bv
Bij een bv komt er standaard meer administratieve verplichting bij, en dat vertaalt zich in een hogere prijs. Reken voor een reguliere bv op een richtprijs tussen de 150 en 500 euro per maand voor de lopende boekhouding, afhankelijk van de omvang van de onderneming en het aantal transacties. Daarbovenop komen vaak aparte kostenposten die niet altijd in het maandbedrag zitten inbegrepen:
- Het opstellen van de jaarrekening, vaak enkele honderden euro's per jaar
- Deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel
- De aangifte vennootschapsbelasting
- De aangifte inkomstenbelasting voor de directeur-grootaandeelhouder
- Eventuele loonadministratie als er personeel in dienst is, of als de dga zichzelf salaris uitkeert
Een kleine bv zonder personeel, met een beperkt aantal transacties per maand, zit vaak aan de onderkant van deze range. Een bv met meerdere aandeelhouders, personeel en een uitgebreidere administratie komt eerder aan de bovenkant of erboven uit. Bij grotere ondernemingen met een aanzienlijke omzet kan het totale bedrag aan administratieve en fiscale dienstverlening al snel oplopen richting enkele duizenden euro's per jaar.
Boekhouder versus accountant: verschil in prijs
Een boekhouder en een accountant zijn niet hetzelfde, en dat werkt ook door in de prijs. Een boekhouder of administratiekantoor verzorgt de reguliere boekhouding en aangiften, terwijl een accountant een wettelijk beschermde titel draagt en bepaalde officiële verklaringen mag afgeven, zoals een controleverklaring bij de jaarrekening. Voor die extra bevoegdheid en verantwoordelijkheid ligt het uurtarief van een accountant doorgaans hoger dan dat van een boekhouder. Voor de meeste zzp'ers en kleine bv's is een boekhouder ruim voldoende; alleen bij een wettelijke controleplicht, meestal bij middelgrote en grote ondernemingen, is een accountant verplicht. Meer hierover leest u in ons artikel over het verschil tussen een boekhouder en een accountant.
Waar moet u op letten bij een offerte?
Een lage prijs zegt niet alles. Let bij het vergelijken van offertes op wat er precies inbegrepen is. Zit de jaarrekening in het maandbedrag, of wordt die apart in rekening gebracht? Is er een contactpersoon die u kunt bellen, of loopt alles via een algemeen postvak? Worden extra uren, bijvoorbeeld bij een controle van de Belastingdienst of een boekenonderzoek, apart gefactureerd of vallen die binnen het abonnement? Vraag ook naar het gebruikte boekhoudpakket en of daar losse kosten aan verbonden zijn. Let bovendien specifiek op de aangifte inkomstenbelasting: bij sommige boekhouders zit deze wel in het maandbedrag voor de zaak, maar wordt de aangifte voor uzelf als ondernemer of dga apart in rekening gebracht. Een duidelijke offerte, waarin precies staat welke diensten wel en niet zijn inbegrepen, voorkomt verrassingen achteraf.
Wat moet u nu doen?
Breng eerst zelf in kaart hoeveel facturen, bonnetjes en bankmutaties u per maand ongeveer heeft, of u btw-plichtig bent en met welke frequentie, en of u personeel heeft of gaat aannemen. Met die informatie kunt u gerichter offertes opvragen en ze eerlijk met elkaar vergelijken. De uiteindelijke prijs hangt sterk af van uw eigen situatie, dus een concreet bedrag krijgt u pas na een offerte op maat.
Veelgestelde vragen over de kosten van een boekhouder
Is een boekhouder duurder dan zelf boekhouden met software?
Op het eerste gezicht wel, want boekhoudsoftware kost vaak maar enkele tientjes per maand. Toch kiezen veel ondernemers voor een boekhouder omdat die tijd bespaart, fouten voorkomt en meedenkt over fiscale mogelijkheden. Voor ondernemers die weinig tijd of affiniteit met administratie hebben, weegt dat vaak op tegen de meerprijs.
Betaal ik meer als mijn omzet stijgt?
Vaak wel, omdat een hogere omzet meestal samengaat met meer facturen, transacties en soms ook personeel. Sommige kantoren werken met staffels waarbij het tarief meegroeit met het aantal boekingen, andere hanteren een vast uurtarief ongeacht de omzet.
Kan ik alleen de jaarlijkse aangifte laten doen zonder maandabonnement?
Ja, veel boekhouders bieden ook losse dienstverlening aan, bijvoorbeeld alleen de inkomstenbelastingaangifte of alleen de jaarrekening voor een bv. Dat is vaak goedkoper dan een volledig abonnement, maar u bent dan wel zelf verantwoordelijk voor het maandelijks op orde houden van uw administratie.
Zijn de kosten van een boekhouder fiscaal aftrekbaar?
Ja, de kosten van boekhouding en administratie zijn in de regel zakelijke kosten en dus aftrekbaar van de winst, zowel voor een eenmanszaak als voor een bv.
Waarom geven boekhouders niet vaker een vaste prijs op hun website?
Omdat de prijs sterk afhangt van factoren die per ondernemer verschillen, zoals het aantal transacties en de gewenste dienstverlening. Een realistische prijsopgave vraagt daarom bijna altijd een kort gesprek of intake, zodat de offerte daadwerkelijk aansluit bij uw situatie.
Benieuwd wat boekhouding voor uw specifieke situatie kost? Bekijk onze dienstverlening voor zzp'ers en eenmanszaken of voor de bv.
