Ontevreden over de bereikbaarheid van uw huidige boekhouder, verrast door een prijsverhoging, of gewoon toe aan een kantoor dat beter aansluit bij hoe uw onderneming is gegroeid? Veel ondernemers stellen een overstap lang uit, uit angst dat het ingewikkeld is of dat er iets misgaat met hun administratie. In de praktijk is overstappen naar een andere boekhouder meestal een overzichtelijk proces, mits u het gestructureerd aanpakt.
Kort antwoord
Overstappen naar een andere boekhouder kan in de regel op elk moment, al is overstappen rond de jaarwisseling of na afronding van een boekjaar vaak het handigst. Belangrijk zijn drie stappen: uw huidige contract op de juiste manier opzeggen, uw administratieve dossier laten overdragen, en zorgen dat de nieuwe boekhouder tijdig toegang krijgt tot de benodigde systemen en gegevens. Met een beetje planning hoeft er geen aangifte gemist te worden en loopt de overgang meestal zonder problemen.
Waarom stappen ondernemers over?
Er zijn uiteenlopende redenen om een andere boekhouder te zoeken. Sommige ondernemers zijn gegroeid en hebben behoefte aan een kantoor dat ook advies geeft over bijvoorbeeld een bv-structuur of investeringen, terwijl hun huidige boekhouder zich beperkt tot de basisadministratie. Anderen lopen tegen slechte bereikbaarheid aan, merken dat aangiften te laat worden ingediend, of krijgen te maken met wisselende contactpersonen waardoor er telkens opnieuw moet worden uitgelegd hoe de onderneming in elkaar zit. Ook een prijs die niet meer in verhouding staat tot de geleverde dienst, of simpelweg de wens om over te stappen naar een kantoor dat met moderne boekhoudsoftware werkt, zijn veelgehoorde redenen.
Stap 1: uw huidige overeenkomst opzeggen
Kijk eerst in uw contract of de algemene voorwaarden van uw huidige boekhouder naar de opzegtermijn. Bij veel administratiekantoren geldt een opzegtermijn van een maand, soms oplopend tot drie maanden bij langere abonnementen. Zeg schriftelijk op, bijvoorbeeld per e-mail, zodat u een bevestiging heeft van de datum waarop de samenwerking eindigt. Vermeld in uw opzegging ook dat u het dossier wilt laten overdragen aan uw nieuwe boekhouder, dan staat dat gelijk zwart op wit.
Een goede boekhouder werkt in principe gewoon mee aan een overstap. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een geschil, bijvoorbeeld over een openstaande factuur, dan kan dat de overdracht soms vertragen. Probeer dat soort zaken daarom zo veel mogelijk vooraf recht te trekken, zodat de overdracht niet vastloopt op een onbetaalde rekening.
Stap 2: het dossier laten overdragen
Uw huidige boekhouder heeft doorgaans een compleet dossier van uw onderneming: de administratie van de afgelopen jaren, eerder ingediende aangiften, de laatste jaarrekening, eventuele correspondentie met de Belastingdienst en, bij een bv, statuten en aandeelhoudersbesluiten. Vraag concreet om overdracht van dit dossier aan uw nieuwe boekhouder. Dat kan digitaal, bijvoorbeeld via een export uit het boekhoudpakket, of als losse bestanden.
Belangrijke onderdelen om in ieder geval over te laten dragen:
- De volledige boekhouding van het lopende boekjaar tot aan de overstapdatum
- De jaarrekeningen en aangiften van de afgelopen jaren
- Openstaande posten: debiteuren, crediteuren en eventuele betalingsregelingen
- Loonadministratie, als u personeel in dienst heeft
- Correspondentie met de Belastingdienst, bijvoorbeeld over een lopend boekenonderzoek of uitstel van betaling
- Toegang tot of een export van het gebruikte boekhoudpakket
Neemt u ook het boekhoudpakket zelf mee naar de nieuwe boekhouder, of stapt u ook daarin over? Beide komen voor. Werkt uw nieuwe boekhouder met een ander pakket, dan is een nette export van de bestaande administratie meestal voldoende om snel verder te kunnen.
Stap 3: contact tussen oude en nieuwe boekhouder
In de praktijk verloopt een overstap het soepelst als de nieuwe boekhouder rechtstreeks contact opneemt met de oude boekhouder voor de overdracht. Zo hoeft u zelf niet als tussenpersoon te fungeren voor alle technische details, en kan de nieuwe boekhouder gericht vragen stellen over bijvoorbeeld de gehanteerde grondslagen of openstaande punten. Geef daarvoor schriftelijk toestemming aan uw oude boekhouder, zodat deze weet dat hij gegevens mag delen.
Vraag uw nieuwe boekhouder ook om, voordat de overstap definitief is, een korte check te doen op de aangeleverde administratie. Zo komt eventuele achterstand of een onvolledig dossier al vroeg aan het licht, in plaats van pas bij de eerstvolgende aangifte.
Wat is het beste moment om over te stappen?
Er is geen moment waarop overstappen onmogelijk is, maar sommige momenten zijn wel praktischer dan andere. Overstappen rond de jaarwisseling, vlak voor de start van een nieuw boekjaar, is voor de meeste ondernemers het overzichtelijkst: het lopende boekjaar wordt nog afgerond door de oude boekhouder, en het nieuwe boekjaar start volledig bij de nieuwe boekhouder. Zo hoeft niemand halverwege een boekjaar in te springen op een administratie die door een ander is opgezet.
Dat betekent niet dat u moet wachten tot januari als u nu al ontevreden bent. Veel boekhouders nemen een lopend boekjaar gewoon over, bijvoorbeeld per 1 juli, en werken de eerste helft van het jaar op basis van de aangeleverde cijfers van de vorige boekhouder bij. Alleen bij een complexe administratie, bijvoorbeeld met meerdere bv's of een lopend boekenonderzoek, is het soms verstandiger om eerst een kwartaal of het boekjaar af te ronden voordat u overstapt.
Let wel op de deadlines van uw aangiften. Staat er over twee weken een btw-aangifte gepland, dan is het praktisch om die nog even door de huidige boekhouder te laten indienen, zodat er geen datum tussen wal en schip valt tijdens de overdracht.
Praktijkvoorbeeld
Een eigenaar van een klein installatiebedrijf, ingericht als bv, was al langere tijd ontevreden over de trage reactietijden van zijn boekhouder. Facturen voor de jaarrekening kwamen soms pas maanden na afloop van het boekjaar binnen, waardoor hij laat zicht kreeg op zijn resultaat. Hij besloot in oktober een nieuwe boekhouder te zoeken, zegde zijn contract schriftelijk op met een opzegtermijn van een maand, en sprak met zijn nieuwe boekhouder af dat de overdracht plaatsvond na afronding van de lopende btw-aangifte. Per 1 januari startte de nieuwe boekhouder volledig, met een compleet dossier van de voorgaande jaren, en kon hij binnen enkele weken al een eerste tussentijdse rapportage opstellen. Doordat de overstap rond de jaarwisseling plaatsvond, hoefde er geen administratie halverwege een boekjaar te worden overgenomen.
Wat moet u zelf doen om de overstap soepel te laten verlopen?
Begin op tijd met opzeggen, zodat u niet vastloopt op een lange opzegtermijn. Vraag expliciet om overdracht van het volledige dossier, en niet alleen de cijfers van het lopende jaar. Geef uw oude en nieuwe boekhouder toestemming om rechtstreeks met elkaar te schakelen, en houd zelf zicht op de eerstvolgende deadlines voor aangiften, zodat u weet wie welke aangifte nog verzorgt tijdens de overgangsperiode. Bewaar daarnaast altijd zelf kopieën van belangrijke stukken, zoals eerdere jaarrekeningen en aangiften, zodat u nooit volledig afhankelijk bent van de overdracht door een derde partij.
Veelgestelde vragen over overstappen van boekhouder
Moet ik mijn huidige boekhouder een reden geven voor de overstap?
Nee, dat is niet verplicht. Een schriftelijke opzegging met inachtneming van de opzegtermijn is voldoende. Sommige ondernemers geven wel kort een reden, bijvoorbeeld omdat dat de overdracht in goede sfeer laat verlopen, maar noodzakelijk is het niet.
Kan mijn oude boekhouder de overdracht van mijn dossier weigeren?
Uw administratie is uw eigendom, dus in beginsel niet. Bij een openstaande factuur kan een boekhouder soms een beroep doen op een retentierecht, waardoor de overdracht vertraagt totdat de rekening is voldaan. Zorg er daarom voor dat openstaande betalingen geregeld zijn voordat u de overstap definitief maakt.
Ben ik iets verschuldigd aan mijn oude boekhouder als ik overstap?
Alleen voor werkzaamheden die daadwerkelijk zijn verricht en nog niet zijn betaald, en voor de resterende opzegtermijn als die contractueel is afgesproken. Overstappen zelf is geen reden voor een extra vergoeding, tenzij dat expliciet in uw contract staat.
Wat als mijn boekjaar nog niet is afgerond op het moment van overstappen?
Dat is geen probleem, maar vraagt wel iets meer afstemming. De nieuwe boekhouder heeft dan de cijfers tot aan de overstapdatum nodig, plus een duidelijk beeld van welke aangiften al zijn ingediend en welke nog moeten volgen.
Hoe lang duurt een overstap gemiddeld?
Dat verschilt per situatie, maar reken op enkele weken tussen de opzegging en het moment waarop de nieuwe boekhouder volledig operationeel is. Bij een eenvoudige zzp-administratie kan dit sneller, bij een uitgebreidere bv-administratie met personeel iets langer duren.
Overweegt u een overstap? Lees meer over onze boekhouding voor zzp'ers en onze dienstverlening voor bv's, waaronder de begeleiding bij een overdracht.
